Автоматизация инвентаризации с помощью терминала сбора данных на примере госучреждения – Парламента Республики Молдовы.

 
В этом кейсе мы подробно изложим метод внедрения технологии инвентаризации с помощью терминала сбора данных на примере госучреждения – Парламента Республики Молдовы.
 

Каждое учреждение стремится максимально эффективно использовать внутренние ресурсы и адаптироваться к новым условиям, внедряя современные технологии контроля и учета. Одной из проблем на пути достижения этой цели является повышение эффективности учета материальных ценностей, особенно когда были вложены большие финансовые средства в инвентарь.

Для выполнения задач инвентаризации (то есть для выявления фактического наличия объектов учета, установления излишков и недостач ценностей, проверки соблюдения условий их сохранности, а также правил эксплуатации, проверки реальности стоимости, по которой объекты учета числятся в балансе) нужен визуальный контакт с инвентаризуемым имуществом. Однако до сих пор многие государственные учреждения проводят инвентаризацию по примеру сцены из кинофильма «Служебный роман». Когда группа субъектов визуально осматривают и пропускают через свои руки подлежащее проверке имущество и впоследствии сверяет его с учётными данными. Ручная инвентаризация возможна, при условии, если учреждение небольшое, где подсчитать товары можно за пару часов. В других случаях не обойтись без технологий.

Автоматизированный подсчет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при инвентаризации повышает качество проверки и точность информации. Поэтому в последнее время государственные учреждения стали активно переходить на более быстрые и эффективные методы учёта материальных активов. Таким образом, список наших клиентов пополнил Парламент Республики Молдова

При финансовом содействии организации UNDP Moldova, было закуплено у компании RTI оборудование необходимое для учёта материальных активов Парламента Республики Молдова.

Теперь инвентаризация проходит в рамках автоматизированного процесса, исключая классический человеческий фактор и обеспечивая корректный учёт государственных активов.

Как проводится инвентаризация с новым оборудованием

Шаг 1. Составление базы данных. В неё вносятся все объекты, являющиеся материальными ценностями и подлежащие учёту.

Шаг 2. Маркировка. Пожалуй, самый длительный этап, но проводится только один раз.

Каждая материальная единица получает свою наклейку со штрихкодом. Печать этикеток осуществляется благодаря стационарному принтеру Citizen CL-S621 и по необходимости мобильному принтеру Zebra P4T. Принтеры с функцией термотрансферной печати, очень актуальны для госучреждений, так как позволяют печатать устойчивые к износу этикетки, которые прослужат много лет.

Шаг 3. Инвентаризационный сканер считывает информацию со штрих-кодов, обрабатывает её и сохраняет.

При инвентаризации, члены комиссии которые ее проводят, сканируют коды с этикеток с помощью беспроводного двух-линейного ручного сканера Datalogic QuickScan QBT2430 и данные о единице напрямую поступают в программу автоматизации. Вмешательство пресловутого человеческого фактора сведено к минимуму, поскольку данные и заносятся в систему, и анализируются автоматически.

Шаг 4. Терминал сбора данных фиксирует совпадение информации с базой данных. Если же объект инвентаризации пропущен, терминал об этом сообщает.

Шаг 5. Полученные данные загружаются в систему организации и используются для дальнейшей обработки.

На заметку покупателю!

Выбор среди терминалов сбора данных весьма большой, характеристики самые различные. В основном терминалы различаются по возможностям сбора данных:

  • Сканирование линейных штрихкодов (обычно всех возможных форматов, а так же инвертированных по цвету и зеркальных)
  • Распознавание двухмерных штрихкодов
  • Чтение радио-меток

Но, так же, есть ряд других характеристик, на которые стоит обратить внимание:

  • Характеристики экрана (влияет на количество и качество выводимой пользователю информации)
  • Время автономной работы (будет неприятно прервать инвентаризацию из-за севшего аккумулятора)
  • Объем памяти (количество записей БД, которые терминал может собрать перед передачей)
  • Возможности связи (через док-станцию, по bluetooth или wi-fi)
  • Защищенность от внешнего воздействия (ударопрочность, термостойкость — актуально для пыльных складов или холодильных установок)
  • Цена

Так как изначально требовалось упростить инвентаризацию такими устройствами, а критерием являлось время автономной работы, то в результате поисков и сравнений мы посоветовали терминал Datalogic QuickScan QBT2430. Это беспроводной матричный 2D сканер с имиджевой технологией считывания начального уровня с поддержкой стандартного Bluetooth интерфейса и хорошей производительностью сканирования 2D кодов.

Итоги, чего удалось добиться:

  • промаркировать все предметы инвентаризации;
  • экономить время за счёт ускорения процесса и сокращения сотрудников, вовлеченных в проведение инвентаризации;
  • свести к минимуму количество ошибок во время текущей инвентаризации и выявить ошибки предыдущей;
  • автоматически сформировать в полном объеме все инвентаризационные документы;
  • данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.