Automatizare retail: solutii pentru orice tip de magazin

Automatizarea comertului cu amanuntul cuprinde un set de masuri legate de instalarea de echipamente specializate si implementarea de produse software in vederea cresterii eficientei unei intreprinderi comerciale. Cele mai frecvente probleme cu care se confrunta magazinele de vanzare cu amanuntul sunt deservirea lenta si necalitativa a clientilor, lipsa unei contabilitati si controlului transparent asupra fluxului de marfuri, gestionarea ineficienta a sortimentului si preturilor de marfuri, abuzul si greselile personalului, furtul de bunuri, managmentul prost al stocurilor etc. Aceasta nu este intreaga lista de probleme cu care se confrunta un magazin. Toate aceste probleme pot fi solutionate si tinute la control cu ajutorul automatizarii complexe a afacerii.

Impactul automatizarii comertului.

• Fidelitatea tuturor clientilor va creste semnificativ datorita cresterii vitezei si calitatii serviciilor. Atragerea mai multor clienti prin introducerea sistemelor de reduceri, a programelor de bonusuri si a altor sisteme de loialitate.
• Va deveni foarte simplu si comod sa urmariti fluxul de marfuri, sa monitorizati in continuu cifra de afaceri. Inventarierea se va face mai frecvent si mai rapid. Va fi usor sa controlati stocul existent, resturile de marfuri si sa completati sortimentul la timp.
• Lucru eficient cu furnizorii: mecanisme unice de procesare a documentelor pentru decontari, un sistem automatizat de generare a comenzilor, monitorizarea statului si rezultatelor comenzilor.

Managementul proceselor comerciale va deveni mult mai usor. Va fi posibil sa folositi multe oportunitati pentru a efectua o analiza de vanzari cum ar fi: 

• Colectarea de statistici privind vanzarile
• Reglamentarea preturilor si demararea campaniilor de marketing
• Controlul asupra actiunilor personalului si proceselor din zona de vanzare. Actiunile angajatilor vor fi inregistrate in sistemul software si registru de activitati a sistemului de supraveghere video.

Este imposibil sa automatizezi un magazin fara a instala solutii hardware si software. Automatizarea complexa a afacerilor este facuta prin front office si back office. 

Solutiile de front office sunt un set de produse hardware si software concepute pentru contabilitatea vanzarilor. Solutiile de back office sunt un set de produse hardware si software care asigura formarea miscarii marfurilor intr-un magazin sau lant de magazine.

Software de gestiune magazin

Software-ul pentru front office permite rezolvarea sarcinilor de automatizare a locului de munca al casieriei folosind o gama larga de echipamente. Produsul software pentru front office trebuie sa indeplineasca toate cerintele necesare ale intreprinderii:

Inregistrarea produsului: prin cod de bare, la pret flexibil, folosind taste rapide, inregistrare retur etc.;

• Aplicarea de reduceri si bonusuri: manuale, automate, reduceri la valoarea cecului, reduceri la pozitii, sisteme de bonus si reduceri etc.;
• Efectuarea de operatiuni fiscale;
• Generarea de rapoarte standard si extinse;
• Interconectarea cu contabilitatea.

Software-ul de tip back office este conceput pentru automatizarea contabilitatii operationale si a marfurilor la o intreprindere comerciala. Produsul software trebuie sa efectueze urmatoarele operatii:

• Procese contabile generale si operatiuni contabile tipice: primirea si returnarea marfurilor, stabilirea preturilor, vanzarile cu ridicata si cu amanuntul, inventarul etc.;
• Comenzi catre furnizori;
• Contabilitatea fondurilor;
• Generarea de rapoarte;
• Schimb de date cu software de contabilitate (1c);
• Capacitatea de a incarca documente in configuratie si sisteme bazate pe 1C.
• Echipamente recomandate pentru functionarea eficienta a unei intreprinderi comerciale

Echipament pentru casierie la locul de munca:

• Sistem POS cu soft de gestiune: sisteme POS, ecran/display pentru client, registrator fiscal, tastatura programabila, terminal de carduri, sertar de bani, imprimante;
• Scaner de coduri de bare manual sau stationar;
• Detector de bancnote
• Echipament pentru responsabilul pe marfuri:
• Computer personal sau laptop
• Program de gestiune stocuri
• Echipamente de depozit:
• Imprimanta de etichete
• Terminal de colectare a datelor
• Echipamente de cantarire
• Alte echipamente de magazin:
• Echipamente comerciale: rafturi, cosuri de cumparaturi si carucioare;
• Echipamente bancare: contoare de monezi, verificatoare de bancnote, numaratoare de bancnote.

Cum functioneaza:

Pentru a automatiza un numar mare de procese de tranzactionare si pentru a controla fiecare operatiune, este necesar sa folositi echipamente si softuri specializate. 

Cand marfa ajunge la depozitul magazinului, operatorul verifica marfa primita, completand documentele necesare. Pentru a controla stocurile, activitatile personalului, pentru a evita erorile umane, pentru a gestiona documentatia si, cel mai important, pentru a reduce lucrul de rutina, este recomandat sa folositi un soft de gestiune si echipament necesar. 

Cu ajutorul terminalului de colectare a datelor, angajatul scaneaza rapid marfa, iar terminalul genereaza deja facturi si transfera datele in programul de tip back office (in programul 1c). In plus, terminalul de colectare a datelor este utilizat pentru inventariere. Eliminand greselile si abuzul de personal, terminalul va permite sa inventariati rapid depozitul si zona de vanzari si sa organizati o contabilitate fara erori a marfurilor. 

Daca marfurile au ajuns fara marcare, atunci aceasta problema poate fi rezolvata prin echipamente de marcare, de exemplu, o imprimanta de etichete (pentru tiparirea etichetelor autoadezive) si un aplicator de etichete (pentru aplicarea rapida a unei etichete pe un produs). Dupa receptie, marfurile sunt mutate fie in zona de depozitare si pregatire pentru vanzare, fie in zona comerciala pentru vanzare. 

Cantarele sunt instalate in zona comerciala pentru marfuri comercializate la greutate. In functie de formatul comertului, cantarele pot fi de podea, de masa sau cu autoservire. 

In zona comerciala, marfurile sunt asezate pe rafturi, in frigidere. Cumparatorul selecteaza produsul, punandu-l intr-un cos sau carucior, merge la casa si pune produsul pe banda rulanta. Casiera scaneaza rapid marfa, intreaba clientul despre disponibilitatea unui card de fidelitate, primeste bani, verifica numerarul folosind un detector de bancnote si emite un bon fiscal.

Sistemul POS este responsabil pentru executia rapida automata a tranzactiilor cu numerar. De fapt, un sistem POS este o casa de marcat capabila sa efectueze operatiuni de vanzare, sa stocheze informatii despre marfuri, sa aplice diverse algoritme de loialitate, sa controleze munca unui casier, sa genereze rapoarte si sa importe date intr-un sistem de contabilitate din back office. 

Datele despre vanzari sunt transferate in programul de contabilitate a stocurilor sau in 1C (back office), in care sunt efectuate analize ulterioare. La sfarsitul turei de lucru, incasarile primite trebuie procesate. Pentru aceasta se folosesc dispozitive pentru numararea banilor (contoare de bancnote, monede), pentru sortarea si impachetarea banilor (sortatoare de bancnote, monede) si dispozitive pentru verificarea completa a autenticitatii banilor (detectoare de bancnote).