Fiecare institutie cauta sa maximizeze utilizarea resurselor interne si sa se adapteze la noile conditii prin introducerea unor tehnologii moderne de control si contabilitate. Una dintre problemele pe calea realizarii acestui obiectiv este cresterea eficientei contabilitatii activelor materiale, mai ales atunci cand au fost investite resurse financiare mari in inventar.

Sa efectueze sarcini de inventar (adica sa identifice prezenta reala a obiectelor contabile, sa stabileasca surplusuri si lipsuri de valori, sa verifice respectarea conditiilor de siguranta a acestora, precum si reguli de functionare, sa verifice realitatea costului la care se afla articolele contabile in bilant), aveti nevoie de contact vizual cu inventarul. Cu toate acestea, pana in prezent, multe agentii guvernamentale efectueaza un inventar prin inspectia vizuala si trecerea prin mainile lor a proprietatii care urmeaza sa fie verificata si ulterior verificata in raport cu acreditarile. Este posibila inventarierea manuala, cu conditia ca institutia sa fie mica, unde marfurile pot fi numarate in cateva ore. In alte cazuri, tehnologia este indispensabila.

Numararea automata a articolelor de inventar (stocuri) in timpul inventarului creste calitatea verificarii si acuratetea informatiilor. Prin urmare, recent, agentiile guvernamentale au inceput sa treaca in mod activ catre metode mai rapide si mai eficiente de contabilizare a activelor corporale. Astfel, Parlamentul Republicii Moldova a fost adaugat pe lista clientilor nostri.

Cu asistenta financiara a PNUD Moldova, echipamentul a fost achizitionat de la compania RTI, care este necesar pentru contabilitatea activelor corporale ale Parlamentului Republicii Moldova. Acum inventarul are loc in cadrul unui proces automatizat, excluzand factorul uman clasic si asigurand contabilitatea corecta a activelor statului.

Cum se face inventarul cu echipamente noi?

Pasul 1 - Compilarea bazei de date. Toate obiectele care sunt valori materiale si care fac obiectul contabilitatii sunt introduse in acesta.

Pasul 2 - Marcare. Poate cea mai lunga etapa, dar se efectueaza o singura data.

Fiecare articol material primeste propria eticheta de cod de bare. Imprimati etichete utilizand imprimanta stationara Citizen CL-S621 si imprimanta mobila optionala Zebra P4T. Imprimantele cu transfer termic sunt foarte relevante pentru agentiile guvernamentale, deoarece va permit sa imprimati etichete rezistente la uzura care vor dura multi ani.

Pasul 3 - Scannerul de inventar citeste informatiile din codurile de bare, le proceseaza si le salveaza.

Pentru inventar, membrii panoului scaneaza codurile de pe etichete utilizand scanerul portabil fara fir cu doua linii Datalogic QuickScan QBT2430, iar datele unitatii sunt transmise direct catre software-ul de automatizare. Interferenta factorului uman notoriu este minimizata, deoarece datele sunt introduse in sistem si analizate automat.

Pasul 4 - Terminalul de colectare a datelor inregistreaza coincidenta informatiilor cu baza de date. Daca obiectul de inventar este omis, terminalul informeaza despre acesta.

Pasul 5 - Datele primite sunt incarcate in sistemul organizatiei si utilizate pentru prelucrari ulterioare.

Alegerea dintre terminalele de colectare a datelor este foarte mare, caracteristicile sunt foarte diferite. Practic, terminalele difera prin capacitatile lor de colectare a datelor:

• Scanarea codurilor de bare liniare (de obicei toate formatele posibile, precum si culoarea inversata si oglindita)
• Recunoasterea codului de bare 2D
• Citirea etichetelor radio

Dar, de asemenea, exista o serie de alte caracteristici la care merita sa fim atenti:

• Caracteristicile ecranului (afecteaza cantitatea si calitatea informatiilor afisate utilizatorului)
• Durata de viata a bateriei (va fi enervant sa intrerupeti inventarul din cauza unei baterii moarte)
• Dimensiunea memoriei (numarul de inregistrari ale bazei de date pe care terminalul le poate colecta inainte de transfer)
• Conectivitate (statie de andocare, bluetooth sau wi-fi)
• Protectie impotriva influentelor externe (rezistenta la impact, rezistenta la caldura - relevanta pentru depozite cu praf sau unitati frigorifice)
• Pret

Intrucat initial a fost necesara simplificarea inventarului unor astfel de dispozitive, iar criteriul era durata de viata a bateriei, ca urmare a cautarilor si comparatiilor, am sfatuit terminalul Datalogic QuickScan QBT2430. Este un scaner de imagine 2D wireless de baza, cu interfata Bluetooth standard si performanta buna de scanare a codului 2D.

Beneficii:

• Marcati toate articolele de inventar;
• Economisiti timp prin accelerarea procesului si reducerea numarului de angajati implicati in inventar;
• Minimizati numarul de erori din timpul inventarului curent si identificati erorile celui anterior;
• Genereaza automat toate documentele de inventar in intregime;
• Datele de inventar nu pot fi modificate sau denaturate.